La legalización constituye un acto administrativo emitido por un funcionario competente, certificando la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento (usualmente otro funcionario) haya actuado, así como, en su caso, la identidad del sello o timbre que un documento ostenta.
- La legalización constituye el principal mecanismo mediante el cual los documentos públicos emitidos dentro de un Estado son reconocidos y tenidos por tales, dentro de otro Estado. Para ser reconocidos internacionalmente, dichos documentos requieren de la cooperación jurídica de los funcionarios pertenecientes a los Estados involucrados, a partir de la emisión de una cadena de legalizaciones.
- Es importante verificar siempre con el órgano de destino la necesidad del requisito de legalización del documento a ser presentado. En ciertas circunstancias, este último puede no requerirlo.
En el siguiente cuadro, representamos una cadena ordinaria de legalización en Venezuela. Esta última varía grandemente dependiendo de la organización administrativa del Estado emisor en relación al documento particular.
- El primer paso implica la obtención del documento público o la certificación del documento en el órgano de origen, a saber, el registro, la notaría, la universidad, el tribunal o cualquier otra entidad administrativa.
- La primera legalización se realiza dentro del ministerio de adscripción del órgano o ente emisor originario. En ella, el ministro (o su delegado) certifica la autenticidad de la firma del signatario del documento.
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- Así, las partidas de nacimiento, matrimonio, los documentos notariales y las sentencias de tribunales se legalizan por ante el Ministerio del P.P. para las Relaciones Interiores, Justicia y Paz venezolano. Los títulos de bachiller, por ante el Ministerio del P.P. para la Educación. Los títulos y otros documentos universitarios, por ante el Ministerio del P.P. para Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología. Los ministerios de adscripción pueden delegar esta legalización a funcionarios que ejercen competencias dentro de los órganos de origen. (Ver ejemplo de legalización emitida por un ministerio de adscripción).
- La segunda legalización la realiza el Ministerio del P.P. para Relaciones Exteriores (MRE-Cancillería) venezolano. Mediante la misma, el Ministro para Relaciones Exteriores (o el funcionario delegado), certifica la autenticidad de la firma del ministro de adscripción (o su delegado). (Ver ejemplo de legalización emitida por la Cancillería)
- La tercera legalización la realiza el Consulado del país de destino del documento, quien ejerce competencia territorial en Venezuela. Mediante la misma, el Cónsul del país de destino certifica la autenticidad de la firma del Ministro de Relaciones Exteriores venezolano (o su delegado). (Ver ejemplo de legalización consular).
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- De esta manera, al presentarse el documento certificado debidamente legalizado a través de la cadena correspondiente, la autoridad del país de destino puede reconocer a este último como proveniente de las autoridades competentes venezolanas y, por lo tanto, haciendo fe pública de los hechos descritos dentro del documento, sobre los cuales posee competencia de certificación el órgano de origen.