Los documentos públicos constituyen actos administrativos expresando datos, hechos y relaciones jurídicas, emitidos por funcionarios de un determinado Estado, quienes tienen la potestad otorgada por la ley en atestiguar la veracidad de estos últimos.
Estos datos, hechos y relaciones jurídicas pueden consistir en una relación filiatoria, matrimonial, defunción, ciertas fechas y lugares, la identidad y capacidad de personas así como sus expresiones de voluntad. (ver ejemplo de documento público)
- Un mismo hecho puede ser probado a través de distintos documentos públicos. Así, una relación filiatoria puede expresarse, por ejemplo, dentro de un acta de nacimiento, un acta de reconocimiento, una sentencia judicial o un documento llamado “Datos Filiatorios” emitido por órganos administrativos del Estado. Un divorcio a través de la certificación del Secretario de un Tribunal, o aquella hecha por un Registro Civil.
- Las potestades para atestiguar la veracidad de datos o hechos varían grandemente de Estado a Estado. La función notarial en Venezuela es muy distinta a aquella existente, por ejemplo, dentro de varios estados de los Estados Unidos de América. Nuestro escritorio se especializa en conocer la naturaleza y limitaciones de dichas potestades para ofrecerte la mayor efectividad del documento a ser tramitado.
Certificación/Autenticación
La certificación constituye un acto administrativo comportando la emisión de una nota, hecha por un funcionario competente, en la cual declara la veracidad de un dato o hecho expresado dentro de un documento público. Esta nota puede estar contenida dentro del mismo documento, o un documento anexo.
La certificación usualmente contiene la identificación del funcionario o ente emisor, la mención de su competencia, la expresión de hechos que demuestran la naturaleza particular de la emisión del documento -tales como firmas y sellos húmedos- así como la expresión de números o códigos que permiten identificar y/o verificar la autenticidad del documento público o trámite. (Ver ejemplo de certificación).
- En Venezuela, a través de la Ley Sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas de 2001, la firma personal de un funcionario puede ser sustituida por una firma electrónica. Igualmente, los sellos húmedos pueden ser sustituidos por aquellos de igual naturaleza.